Politique relative aux lanceurs d’alerte

Carglass S.A. et Carglass sarl estiment qu'il est important que chacun se sente libre de s'exprimer et, surtout, qu'il puisse le faire en toute sécurité.

1. Introduction

Chacun, quel que soit son rôle, a le droit et la responsabilité de s'exprimer s'il est témoin d'une violation de la loi. Carglass S.A. et Carglass sarl (ci-après : « Carglass ») considèrent la conformité comme une pierre angulaire de leur ADN.

Nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par le biais de nos canaux internes. La présente politique relative aux lanceurs d’alerte vise à garantir l'existence d'un cadre dans lequel les travailleurs et les tiers peuvent faire part de leurs préoccupations sans crainte de représailles.

Cette politique n’implique cependant pas une obligation, mais une possibilité, assortie de garanties, de signaler des violations au sein de Carglass.

Outre les deux canaux de signalement interne, cette politique relative aux lanceurs d’alerte présente également le canal de signalement externe ainsi que la possibilité de divulgation publique.

Le contenu de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte se fonde en partie sur la loi belge du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après « la loi sur les lanceurs d’alerte »), qui est elle-même une transposition de la directive européenne 2019/1937 sur les lanceurs d’alerte. Dès que la directive européenne aura été transposée en droit luxembourgeois, une éventuelle réévaluation de la présente politique sera examinée.

Nous pouvons modifier ou compléter la présente politique relative aux lanceurs d’alerte chaque fois que nous le jugeons nécessaire. Si des modifications importantes sont apportées, la date de la présente politique sera modifiée et nous vous en informerons.

2. Qui?

La présente politique relative aux lanceurs d’alerte s'applique aux personnes qui, de bonne foi, signalent une préoccupation réelle concernant une violation (présumée), comme indiqué au chapitre 3 ci-dessous. Les personnes suivantes viennent notamment à l'esprit :

• les travailleurs ;
• les travailleurs temporaires tels que les intérimaires ;
• les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non ;
• les indépendants, tels que les consultants et les freelances ;
• les actionnaires et les personnes appartenant à un organe de surveillance ;
• toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs et,
• les tiers qui sont en lien avec les lanceurs d’alerte et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ou des proches des lanceurs d’alerte.

La politique relative aux lanceurs d’alerte s'applique également aux lanceurs d’alerte dont la relation de travail a pris fin ou doit encore commencer, s'ils ont obtenu des informations sur des violations pendant ou après la fin de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles.

3. Quels comportements?

3.1 Violations

Les canaux de signalement mentionnés dans la présente politique relative aux lanceurs d’alerte peuvent être utilisés pour signaler les violations (présumées) suivantes, dans la mesure où elles ne sont pas déjà réglementées par d'autres lois, le règlement du travail ou d'autres politiques internes de l'entreprise :

• les violations qui concernent les domaines suivants (ci-après : « Violation ») :
  a) marchés publics ;
  b) services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
  c) sécurité et conformité des produits ;
  d) sécurité des transports ;
  e) protection de l'environnement ;
  f) radioprotection et sûreté nucléaire ;
  g) sécurité des aliments destinés à l'alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ;
  h) santé publique ;
  i) protection des consommateurs ;
  j) protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
  k) lutte contre la fraude fiscale ;
  l) lutte contre la fraude sociale.
• la lutte contre la fraude et la corruption et les autres violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne ;
• les violations des règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'État et autres violations relatives au marché intérieur ; et,
• les tentatives de dissimulation des informations liées à l'un des éléments ci-dessus.

3.2 Violations exclues

Les Violations suivantes ne relèvent pas du champ d’application de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte :

• les plaintes pour violences, harcèlement et harcèlement sexuel non désiré, que le travailleur qui s'estime victime de tels actes peut soumettre à la personne de confiance désignée à cet effet dans le règlement du travail ou au conseiller en prévention aspects psychosociaux du service externe de prévention et de protection au travail.
• les signalements relatifs à des informations classifiées, telles que des informations publiques confidentielles ;
• les signalements sur base d’informations couvertes par le secret médical ;
• les signalements sur base d’informations couvertes par le secret des délibérations judiciaires ; et,
• les plaintes concernant votre emploi ou des griefs interpersonnels entre vous et un collègue. Nous vous renvoyons à cet effet au département RH.

3.3 Signalement de bonne foi

Lorsqu’il effectue un signalement, un Lanceur d’alerte (ci-après : Lanceur d’alerte) doit toujours agir de bonne foi. Le signalement doit être fondé sur des motifs raisonnables. Lorsque le signalement contient des allégations fausses, infondées ou opportunistes, ou s'il est fait dans un but inapproprié, tel que diffamer ou causer un préjudice à autrui, Carglass peut ne pas tenir compte du signalement et, le cas échéant, prendre des mesures appropriées.

4. Comment effectuer un signalement?

Il existe trois façons d’effectuer un signalement : le signalement interne (voir le point 4.1), le signalement externe (voir le point 4.2) et la divulgation publique (voir le point 4.3). Si vous constatez, prenez connaissance ou soupçonnez raisonnablement une Violation (potentielle) au sein des opérations de Carglass, il vous est conseillé de le signaler en premier lieu en interne.

L'existence de canaux de signalement interne n'affecte du reste pas le droit de consulter le représentant du personnel et/ou le syndicat concernant les droits et obligations préalablement à un signalement.

Il est conseillé au Lanceur d’alerte d'indiquer son nom et de ne pas effectuer un signalement anonyme. En effet, cela facilite l’enquête interne et la prise des mesures nécessaires pour protéger le lanceur d’alerte.

4.1 Signalement interne

Deux canaux internes ont été développés au sein de Carglass pour effectuer un signalement sur une base confidentielle et, si souhaité, anonyme : 1) signalement direct au Gestionnaire de signalement de Carglass et 2) via l'outil de lancement d’alerte Belron.

4.1.1 Signalement direct au Gestionnaire de signalement de Carglass

Le signalement direct au Gestionnaire de signalement, à savoir le directeur RH de Carglass, se fait de préférence par e-mail ou par écrit, mais peut également se faire oralement, par téléphone ou par d'autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande du Lanceur d’alerte, par le biais d'une rencontre en personne organisée dans un délai raisonnable. Les coordonnées du directeur RH sont disponibles sur l'intranet. Actuellement, il s’agit de :

Bart Lambrechts, bart.lambrechts@carglass.be, n° tél. +32 475 26 70 13 / +32 11 30 15 10, Carglass S.A., Kruisbosstraat 5, 3740 Bilzen, Belgique.

4.1.1.1 La réception

Le Gestionnaire de signalement envoie au Lanceur d’alerte un accusé de réception du signalement dans les 7 jours ouvrables suivant sa réception.

Le Gestionnaire de signalement enregistre le signalement avec la date de réception et il est la seule personne à connaître l'identité du Lanceur d’alerte, à condition qu'il ne s'agisse pas d'un signalement anonyme. La confidentialité de l'identité du Lanceur d’alerte et de tout tiers éventuel nommé dans le signalement est garantie à tout moment. Les membres du personnel non autorisés n'ont pas accès au canal de signalement interne. En cas d'ambiguïtés dans le signalement initial, le Gestionnaire de signalement demande des précisions.

Le Gestionnaire de signalement est responsable du suivi diligent du signalement. Il vérifie l'exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, remédie à la Violation signalée, y compris par des mesures telles qu'une enquête préliminaire interne, une enquête ou la clôture de la procédure.

4.1.1.2 L'enquête

Dès réception du signalement, le Gestionnaire de signalement ouvre une enquête sur la Violation présumée. À ce titre, le Gestionnaire de signalement est autorisé à mener une enquête de manière indépendante. Le Gestionnaire de signalement obtient les informations et consulte les sources nécessaires dans le cadre de cette enquête. Le Gestionnaire de signalement entend la ou les personnes sur lesquelles porte le signalement et qui sont impliquées dans la Violation signalée. Ce faisant, le Gestionnaire de signalement tente de vérifier les irrégularités présumées signalées par le Lanceur d’alerte. Si cela s'avère nécessaire pour mener une enquête approfondie et confidentielle, des parties externes (p. ex. des conseillers externes, des cabinets d’enquête, des cabinets comptables, etc.) peuvent être impliquées.

Lors de l'information et du signalement, le Gestionnaire de signalement ne divulgue ni l'identité du Lanceur d’alerte ni celle des tiers éventuels cités dans le signalement.

4.1.1.3 Le rapportage

Le Gestionnaire de signalement rend compte de ses conclusions par écrit à l'équipe de direction de Carglass. Ce n'est que si le signalement concerne un membre de l'équipe de direction que le rapport est adressé à l’administrateur délégué de l'équipe de direction.

L'équipe de direction prend une décision et d’éventuelles mesures sur la base du rapport du Gestionnaire de signalement.

Dans les meilleurs délais, et au plus tard trois mois après l'accusé de réception du signalement ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé, trois mois après l'expiration du délai de sept jours suivant le signalement, le Gestionnaire de signalement fournit au Lanceur d’alerte les informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi.

4.1.1.4 L'enregistrement/le registre des Lanceurs d’alerte

Si un Lanceur d’alerte effectue le signalement interne au Gestionnaire de signalement par téléphone, Carglass veille, avec le consentement du Lanceur d’alerte, à ce que des comptes rendus complets et précis de la conversation soient conservés sous une forme durable et récupérable. Carglass se réserve le droit de consigner le signalement oral sous la forme suivante :

par une transcription précise de la conversation, établie par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. Le Lanceur d’alerte a toujours la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de l'appel par l'apposition de sa signature.

Le Gestionnaire de signalement tient un registre de tous les signalements reçus, dans le respect des exigences de confidentialité applicables. Les transcriptions des conversations, les résultats de l’enquête et les recommandations sont conservés. Les signalements sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle. Les dossiers sont supprimés lorsque les données ne sont plus nécessaires.

4.1.2. Signalement via l'outil de lancement d’alerte Belron

Un signalement via l'outil de lancement d’alerte Belron, Navex Global® (ci-après : « Outil de lancement d’alerte Belron »). Le signalement via l'outil de lancement d’alerte Belron peut se faire par téléphone ou en ligne. Dans les deux cas, la communication peut se faire dans sa propre langue. L'outil de lancement d’alerte Belron est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de l’une des manières suivantes :

Signalement par téléphone

1. Le Lanceur d’alerte appelle le numéro de téléphone suivant : 0800 79 683
2. Le Lanceur d’alerte a le choix entre plusieurs langues maternelles et l'anglais.
3. Le Lanceur d’alerte choisit la langue et la conversation se déroule dans cette langue.
4. Vingt-quatre langues sont parlées au sein du call center. Si, pour une raison quelconque, la langue souhaitée n'est pas parlée, on fait appel à un interprète. Une fois que l'interprète est présent, une conversation à trois a lieu entre le Lanceur d’alerte, l'opérateur et l'interprète.
5. L’opérateur recueillera tous les éléments du problème et posera des questions spécifiques pour s'assurer qu'il comprend bien le problème.
6. Les Lanceurs d’alerte peuvent rester anonymes s'ils le souhaitent.
7. Les Lanceurs d’alerte reçoivent un code/mot de passe de signalement qu'ils peuvent utiliser pour rappeler ultérieurement en vue d’une mise à jour ou pour vérifier en ligne toute mise à jour ou tout retour d'informations.

Signalement en ligne

1. Le Lanceur d’alerte se rend sur le site web : belron.ethicspoint.com.
2. Dès que le Lanceur d’alerte sélectionne son pays, le site apparaît dans la langue adéquate.
3. Le Lanceur d’alerte peut faire un compte rendu complet en répondant aux questions et en fournissant le plus d'informations possible.
4. À la fin, le Lanceur d’alerte reçoit un code/mot de passe de signalement.
5. Les Lanceurs d’alerte peuvent utiliser leur code/mot de passe pour vérifier en ligne ou appeler ultérieurement s'il y a une mise à jour ou un retour d'informations.

4.1.2.1. La réception

Après le signalement, l'opérateur génère un rapport. Le rapport est envoyé au responsable du département juridique de Belron International Limited (ci-après : Belron Legal), qui examinera et évaluera le signalement pour déterminer de quelle business unit il provient, pour quelle business unit il est pertinent et à quel sujet il se rapporte.

Le signalement est ensuite transmis par Belron Legal à une personne appropriée au sein de la business unit en lui demandant d'enquêter sur le signalement (ci-après : « Responsable de l’enquête »). Belron Legal informera également les cadres supérieurs concernés qui doivent être au courant du signalement. Le directeur général de la business unit concernée est également informé du signalement (sauf si le directeur général est impliqué dans le signalement, auquel cas le directeur général régional est informé).

4.1.2.2 L’enquête

Une enquête sur le signalement aura lieu dès que possible, menée par le Responsable de l’enquête. Si nécessaire, il peut être demandé à un tiers externe (par exemple un avocat, un expert fiscal ou un comptable) de diriger ou de conseiller une enquête, en coopération avec le Responsable de l’enquête.

Il est utile pour l'enquête que le Lanceur d’alerte accepte de donner son nom et ses coordonnées et de parler au Responsable de l'enquête, mais le Lanceur d’alerte peut aussi choisir de rester anonyme. Le Lanceur d’alerte peut être invité à compléter son signalement par des informations supplémentaires (y compris dans le cas de signalements anonymes via Navex) si les informations fournies ne sont pas concluantes ou insuffisantes pour mener une enquête complète. Sans informations concluantes et suffisantes, une enquête pertinente peut s’avérer impossible.

À la fin de l'enquête, le Responsable de l'enquête rend compte des résultats de l'enquête et de toutes les recommandations et étapes suivantes à Belron Legal, qui les partage et en discute avec les cadres qui doivent être informés du rapport et des résultats de l'enquête. En fonction de ces discussions, il peut être demandé au Responsable de l'enquête de poursuivre celle-ci.

4.1.2.3 Le rapportage

À l'issue de l'enquête, et au plus tard trois mois après l'accusé de réception du signalement ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé, trois mois après l'expiration de la période de sept jours suivant le signalement, un retour d'informations est fourni au Lanceur d’alerte, soit via Navex et/ou directement au Lanceur d’alerte. Le retour d'informations comprendra les informations détaillées sur les conclusions et les recommandations, dans la mesure jugée appropriée par Belron Legal et le Responsable de l’enquête.

Les recommandations et les mesures découlant de l'enquête et qui ont trait à la situation personnelle d'un travailleur ou d'une autre personne ne seront partagées avec le Lanceur d’alerte que si cela est nécessaire. Les conclusions et les avis couverts par le privilège juridique ne seront pas divulgués au Lanceur d’alerte.

Si l'enquête est complexe et prend plus de trois mois, le Responsable de l'enquête fournira de toute façon une mise à jour du statut dans les trois mois.

4.1.2.4 L'enregistrement/le registre des Lanceurs d’alerte

Lorsqu'une ligne téléphonique enregistrée ou un autre système de messagerie vocale enregistré est utilisé pour le signalement, avec le consentement du Lanceur d’alerte, la conversation peut être consignée de la manière suivante :

- en effectuant un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ; ou

- par une transcription complète et précise de la conversation, établie par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. Le Lanceur d’alerte a toujours la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de l'appel par l'apposition de sa signature.

Le Gestionnaire de signalement de Carglass tient un registre local des signalements reçus (voir plus haut). Le Responsable de l'enquête s'assure que le signalement est inscrit dans le registre des Lanceurs d’alerte. Les transcriptions des conversations, les résultats de l’enquête et les recommandations sont conservés. Les signalements sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle. Les dossiers sont supprimés lorsque les données ne sont plus nécessaires.

4.2 Signalement externe

Le Lanceur d’alerte a également la possibilité de signaler des Violations (présumées) par le biais d'un canal de signalement externe, c'est-à-dire à une autorité locale compétente chargée de recevoir et d'examiner les signalements des lanceurs d’alerte.

Il est fortement recommandé de signaler d'abord les Violations (présumées) en interne. Les signalements internes restent les plus efficaces pour permettre à Carglass de mener une enquête approfondie sur la question et de prendre les mesures appropriées pour remédier à la mauvaise conduite.

4.2.1. Autorités compétentes

Les autorités compétentes pour recevoir des signalements, donner un retour d'informations et assurer le suivi des signalements sont les suivantes :

1. le Service public fédéral Économie, PME, Classes moyennes et Énergie ;
2. le Service public fédéral Finances ;
3. le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
4. le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
5. le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
6. le Service public de programmation Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté, Économie sociale et Politique des grandes villes ;
7. l'Agence fédérale de contrôle nucléaire ;
8. l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
9. l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
10. l'Autorité belge de la concurrence ;
11. l'Autorité de protection des données ;
12. l'Autorité des services et marchés financiers ;
13. la Banque nationale de Belgique ;
14. le Collège de supervision des réviseurs d’entreprises ;
15. les autorités visées à l’article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ;
16. le Comité national de sécurité pour la fourniture et la distribution d’eau potable ;
17. l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
18. l'Institut national d'assurance maladie-invalidité ;
19. l’Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants ;
20. l’Office national de l'emploi ;
21. l'Office national de sécurité sociale ;
22. le Service d’information et de recherche sociale ;
23. le Service autonome de coordination antifraude (CAF) ;
24. le Contrôle de la navigation.

En l'absence de désignation ou si aucune autorité ne s’estime compétente pour recevoir un signalement, le Médiateur fédéral agit en qualité d’autorité compétente pour recevoir les signalements, fournir un retour d'informations et assurer le suivi des signalements.

4.2.2. Procédures de signalement externe

Un Lanceur d’alerte qui estime qu'une Violation a été commise peut effectuer un signalement à l'autorité compétente ou au Médiateur fédéral.

Chaque autorité doit avoir établi un canal de signalement externe indépendant et autonome pour la réception et le traitement des informations sur des Violations. Les canaux de signalement externe permettent d'effectuer des signalements par écrit et oralement. Il est possible d'effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d'autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande du Lanceur d’alerte, par le biais d'une rencontre en personne dans un délai raisonnable.

Les autorités compétentes désignées précisent, par voie de règlement ou de circulaire, les règles de procédure concrètes applicables à la réception et au traitement des signalements.

L’autorité compétente est tenue d’accuser réception des signalements dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement, sauf demande contraire expresse du Lanceur d’alerte ou à moins que l’autorité compétente ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception du signalement compromettrait la protection de l'identité du Lanceur d’alerte.

L’autorité compétente assure un suivi diligent des signalements, en ce compris des signalements anonymes, et fournit au Lanceur d’alerte un retour d'informations dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois, ou six mois dans des cas dûment justifiés, sauf lorsqu'une disposition légale l'en empêche.

L'autorité compétente communique au Lanceur d’alerte le résultat final des enquêtes déclenchées par le signalement, dans le respect des dispositions nationales qui leur sont applicables.

Toute autorité qui a reçu un signalement mais qui n'est pas compétente pour traiter la Violation signalée transmet le signalement, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, au coordinateur fédéral, qui le transmet à son tour à l'autorité compétente, et informe le Lanceur d’alerte, sans retard, de cette transmission.

Si l'autorité ayant reçu le signalement sait que d'autres autorités sont également compétentes, le signalement est transmis, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, au coordinateur fédéral, qui le transmet aux autorités compétentes et qui en assure la coordination.

Les canaux de communication externes doivent toujours répondre aux exigences d'indépendance et d'autonomie. Cela signifie qu'ils doivent répondre à chacun des critères suivants :

1. ils sont conçus, établis et gérés de manière à garantir l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations et à empêcher l’accès à ces informations aux membres du personnel de l’autorité compétente non autorisés ;
2. ils permettent le stockage durable d’informations afin de permettre que des enquêtes complémentaires soient menées.

Les autorités compétentes sont tenues par la loi de publier, dans une page distincte, aisément identifiable et accessible de leur site web, au moins les informations suivantes : 1° les conditions pour bénéficier d'une protection ; 2° les coordonnées nécessaires des canaux de signalement externe, en particulier les adresses électroniques et postales, et les numéros de téléphone de ces canaux, en indiquant si les conversations téléphoniques sont enregistrées ou non ; 3° les procédures applicables au signalement de Violations ; 4° le régime de confidentialité applicable aux signalements ; 5° la nature du suivi à assurer en ce qui concerne les signalements ; 6° les recours et les procédures relatives à la protection contre les représailles et la possibilité pour les personnes qui envisagent d'effectuer un signalement de recevoir des conseils confidentiels ; 7° une déclaration expliquant clairement les conditions dans lesquelles la responsabilité des personnes qui effectuent un signalement auprès de l'autorité compétente ne serait pas engagée du fait d'une violation de la confidentialité ; et 8° les coordonnées du coordinateur fédéral et de l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains.

4.3 Divulgation publique

Outre la possibilité d'effectuer un signalement par le biais des canaux de signalement interne et externe, toute personne peut opter pour une divulgation publique des informations relatives à une Violation.

Un Lanceur d’alerte qui fait une divulgation publique entre en ligne de compte pour la protection visée ci-après en vertu de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte si l'une ou l'autre des conditions suivantes est remplie :

• le collaborateur a d'abord effectué un signalement interne et externe, ou a effectué directement un signalement externe, mais aucune mesure appropriée n'a été prise en réponse au signalement dans les délais spécifiés ; ou
• le collaborateur a des motifs raisonnables de croire que : (a) la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ; ou (b) en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu'il soit véritablement remédié à la Violation, en raison des circonstances particulières de l'affaire, comme lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu'une autorité peut être en collusion avec l'auteur de la Violation ou impliquée dans la Violation.

5. Confidentialité

Le signalement et le traitement d'un signalement interne se font dans le respect du secret et de la confidentialité. L'identité du Lanceur d’alerte ne peut en aucun cas être divulguée sans le consentement exprès et libre de celui-ci à toute personne autre que les membres du personnel autorisés qui sont compétents pour recevoir des signalements ou pour en assurer le suivi. Cela vaut également pour toute autre information à partir de laquelle l'identité du Lanceur d’alerte peut être directement ou indirectement déduite.

Il ne peut être dérogé à ce principe que lorsqu'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée en vertu d'une législation spéciale dans le cadre d'enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée. Dans ce cas, les Lanceurs d’alerte sont informés avant que leur identité ne soit divulguée, à moins qu'une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées.

Il est demandé au Lanceur d’alerte de s'engager à garder son signalement confidentiel et à ne pas le divulguer, ni directement ni par l'intermédiaire de tiers, jusqu'à ce que l'équipe de direction ait communiqué la fin de l'enquête.

Les personnes impliquées dans la Violation (présumée) signalée par le Lanceur d’alerte seront exclues de l'équipe en charge de l’enquête et ne seront pas non plus autorisées à participer à l'évaluation du signalement ou à la détermination des mesures à prendre du fait de ce signalement.

6. Protection du lanceur d'alerte

6.1 Conditions de protection

Le Lanceur d’alerte bénéficie de la protection contre les représailles prévue ci-dessous pour autant que le Lanceur d’alerte :

• ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées concernant la Violation étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations entraient dans le champ d’application de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte ; et
• ait effectué un signalement interne ou externe ou ait fait une divulgation publique, conformément aux règles de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte.

Le Lanceur d’alerte ne perd pas le bénéfice de la protection au seul motif que le signalement effectué de bonne foi s'est avéré inexact ou infondé.

Les facilitateurs et les tiers en lien avec le Lanceur d’alerte bénéficient également des mesures de protection énoncées ci-dessous s'ils avaient des motifs raisonnables de croire que le Lanceur d’alerte tombait dans le champ d’application de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte.

6.2 Quelles mesures de protection ?

Si le Lanceur d’alerte, le facilitateur ou un tiers en lien avec le Lanceur d’alerte a effectué un signalement interne ou externe ou a fait une divulgation publique des informations conformément aux conditions de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte (ci-après : « Personne protégée »), il/elle bénéficie d'une protection contre toute forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles.

On entend par représailles les mesures suivantes :

1. suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ;
2. rétrogradation ou refus de promotion ;
3. transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ;
4. suspension de la formation ;
5. évaluation de performance ou attestation de travail négative ;
6. mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
7. coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme ;
8. discrimination, traitement désavantageux ou injuste ;
9. non-conversion d'un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
10. non-renouvellement ou résiliation anticipée d'un contrat de travail temporaire ;
11. préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d'activité et la perte de revenu ;
12. mise sur liste noire sur la base d'un accord formel ou informel à l'échelle sectorielle ou de la branche d'activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d'emploi à l'avenir au niveau du secteur ou de la branche d'activité ;
13. résiliation anticipée ou annulation d'un contrat relatif à la fourniture de biens ou la prestation de services ;
14. annulation d'une licence ou d'un permis ;
15. orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.

Aucune action civile, pénale ou disciplinaire ne peut être engagée à l'encontre des Personnes protégées qui signalent des informations sur des Violations ou font une divulgation publique conformément à la présente politique relative aux lanceurs d’alerte, ni aucune sanction professionnelle infligée, en raison de ce signalement ou de cette divulgation publique.

Les Personnes protégées n'encourent aucune responsabilité en ce qui concerne l'obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l'accès à ces informations, à condition que cette obtention ou cet accès ne constitue pas une infraction pénale autonome.

Toute Personne protégée qui s'estime victime ou menacée de représailles peut adresser une plainte motivée au coordinateur fédéral, qui engage une procédure extrajudiciaire de protection conformément aux articles 26 et suivants de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou extrajudiciaire, toute Personne protégée a le droit de former un recours en cas de représailles auprès du tribunal du travail conformément à l'article 578 du Code judiciaire.

6.3 Quelles mesures de soutien ?

Chaque Personne protégée a accès à des mesures de soutien et notamment aux mesures suivantes :

1. des informations et des conseils complets et indépendants, qui sont facilement accessibles et gratuits, sur les procédures et les recours disponibles, sur la protection contre les représailles, ainsi que sur les droits de la personne concernée, y compris ses droits au niveau de la protection des données à caractère personnel ; le Lanceur d’alerte doit également être informé qu'il peut bénéficier des mesures de protection prévues par la présente loi ;
2. des conseils techniques à l'égard de toute autorité qui est concernée par la protection du Lanceur d’alerte ;
3. une assistance juridique dans le cadre des procédures pénales et civiles transfrontières conformément à la directive (UE) 2016/1919 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 concernant l'aide juridictionnelle pour les suspects et les personnes poursuivies dans le cadre des procédures pénales et pour les personnes dont la remise est demandée dans le cadre des procédures relatives au mandat d'arrêt européen et à la directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 mai 2008 sur certains aspects de la médiation en matière civile et commerciale et une assistance juridique dans le cadre d'autres procédures ainsi que des conseils juridiques ou toute autre assistance juridique, conformément aux dispositions relatives à l'aide juridique de deuxième ligne et à l'assistance judiciaire ;
4. des mesures de soutien, y compris un soutien technique, psychologique, médiatique et social ;
5. une assistance financière dans le cadre des procédures judiciaires.

Toute Personne protégée peut également toujours s'adresser à l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains pour obtenir un soutien juridique, psychologique, social, IT et de communication. L'Institut fédéral est également le point d'information central sur la protection des lanceurs d'alerte.

Coordonnées de contact :
Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains, Rue de Louvain 48, 1000 Bruxelles, adresse e-mail : info@firm-ifdh.be, voir pour plus d’informations : https://federaalinstituutmensenrechten.be/fr.

7. Sanctions en cas d'infraction à la politique relative aux lanceurs d'alerte

Tout travailleur qui enfreint les règles de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte peut se voir infliger l'une des sanctions prévues par le règlement de travail. Le travailleur qui a sciemment effectué un signalement manifestement infondé, utilisant ainsi abusivement la procédure de signalement de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte, peut également être sanctionné par l'une des sanctions prévues par le règlement de travail.

Les personnes associées à Carglass qui n'ont pas le statut de travailleurs de l'entreprise et qui ont enfreint les règles énoncées dans la présente politique relative aux lanceurs d’alerte peuvent être sanctionnées par Carglass par une sanction disciplinaire.

Les Lanceurs d’alerte peuvent être punis conformément aux articles 443 à 450 du Code pénal lorsqu'il est établi qu'ils ont sciemment signalé ou divulgué publiquement de fausses informations. Les personnes victimes de dommages résultant de ces signalements ou divulgations publiques ont droit à des mesures d'indemnisation conformément à la responsabilité contractuelle ou extracontractuelle.

8. Déclaration en matière de protection de la vie privée pour les signalements internes

8.1 Généralités

Carglass S.A., enregistrée en Belgique, est le responsable du traitement des données à caractère personnel utilisées par Carglass à des fins de lancement d’alerte. Si l'outil de lancement d’alerte Belron est utilisé, la responsabilité du traitement incombe à la société mère liée à Carglass, Belron International Limited, enregistrée en Angleterre (ci-après : « Belron »), en plus de Carglass.

Si vous êtes impliqué dans un signalement en tant que Lanceur d’alerte, personne signalée ou toute autre tierce personne, les informations qui nous sont communiquées sont traitées. Ces informations peuvent inclure les données à caractère personnel suivantes :

1. données d'identification (nom, coordonnées et fonction)
2. enregistrements de conversations (en cas de signalement oral)
3. votre relation avec Carglass
4. informations sur des fautes (présumées)
5. informations sur une procédure pénale ou un soupçon de procédure pénale
6. informations sur d’éventuelles sanctions.

Les informations qui nous sont communiquées peuvent également inclure d'autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur la race et l’origine ethnique, les convictions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'affiliation à un syndicat, les données de santé ou les données relatives au comportement ou à l'orientation sexuelle d'une personne.

Si le Lanceur d’alerte a choisi d’effectuer son signalement de manière anonyme, le signalement ne contient aucune information nous permettant d'établir un lien avec le Lancement d’alerte.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par e-mail à privacy@carglass.be.

8.2 Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne traiterons les données à caractère personnel que dans la mesure où cela s’avère nécessaire dans le cadre d'un signalement.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des opérations de traitement qui peuvent avoir lieu dans le cadre d'un signalement et la base juridique pertinente déterminée à cette fin.

En utilisant les canaux de signalement interne prévus dans la présente politique relative aux lanceurs d’alerte, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel aux fins spécifiées dans la présente politique relative aux lanceurs d’alerte.

8.3 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des travailleurs (dirigeants) dûment désignés de Carglass et de Belron, ainsi qu'avec des gestionnaires de cas indépendants, si cela s’avère nécessaire pour assurer le suivi du signalement. Le paragraphe 4.1 de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte indique quel travailleur a accès aux données à caractère personnel, quand et pour quelle raison.

En cas de recours à l'outil de lancement d’alerte Belron, nous utilisons le fournisseur de services suivant : NAVEX Global (Navex Global UK Limited ou GCS Compliance Services Europe Unlimited Company trading, établi au Royaume-Uni) qui agit en tant que responsable du traitement des données et destinataire de vos données à caractère personnel.

NAVEX Global transfère vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen, mais nous prendrons les mesures appropriées pour protéger vos données à caractère personnel lors de leur transfert.

Vos données à caractère personnel ne sont transmises aux autorités de surveillance, aux autorités fiscales et aux services d'enquête que dans la mesure où nous sommes tenus de le faire.

8.4 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour le traitement et la gestion du signalement, en ce compris les mesures éventuelles et le suivi de celles-ci. Les données peuvent être conservées plus longtemps si et dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Les signalements traités dans le registre des lanceurs d’alerte sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle. Les dossiers sont supprimés lorsque les données ne sont plus nécessaires.

8.5 Quelles mesures prenons-nous pour assurer la sécurité de vos données ?

Nous attachons une grande importance à la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel que nous traitons. Nous avons donc pris des mesures pour garantir la sécurité de toutes les données à caractère personnel traitées. Nous avons également pris des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les canaux de rapportage interne.

8.6 Quels sont vos droits ?

En principe, vous disposez des droits habituels en matière de traitement des données, à savoir :

1. le droit d’accès
2. le droit de rectification
3. le droit d’effacement des données
4. le droit à la limitation du traitement
5. le droit à la portabilité des données
6. le droit d'opposition.

En raison de la nature des signalements pour lesquels les canaux de rapportage interne ont été créés, les droits susmentionnés peuvent devoir être (partiellement) restreints dans certaines circonstances. Par exemple, nous pouvons conserver des données à caractère personnel nécessaires à des fins de preuve.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse électronique ci-dessous.

8.7 Des questions ou réclamations ?

Vous avez une question ou une réclamation concernant la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel ? Si tel est le cas, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par e-mail à privacy@carglass.be. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, pour plus d'informations, voir : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen.

Version : février 2023